Prowadzę firmę, która od lat szkoli agentów i pośredników nieruchomości. W tym czasie rozmawiałam z wieloma właścicielami biur. Często są to osoby, które mają ogromne zaangażowanie, dużo zapału, ale też… trochę chaosu na starcie. Sama przez to przechodziłam i wiem, że początki mogą być trudne.
W tym artykule chcę podzielić się z Tobą 5 błędami, które najczęściej popełniają początkujący właściciele biur nieruchomości. To nie są błędy wynikające ze złych intencji – zwykle po prostu brakuje doświadczenia albo dobrego planu. Jeśli jesteś na etapie zakładania biura albo prowadzisz je od niedawna, te wskazówki mogą Ci bardzo pomóc.
Zacznijmy od rzeczy, która psuje wiele świetnych pomysłów – czyli od nieprzemyślanej rekrutacji i braku strategii.
Błąd 1. Brak planu działania i przypadkowa rekrutacja – częsty błąd właścicieli nowych biur nieruchomości
Wiem, jak to wygląda na początku. Chcesz działać szybko. Chcesz mieć zespół. Bierzesz ludzi, którzy „wydają się okej” albo sami się zgłaszają. Myślisz: „jakoś to będzie”. Ale to właśnie wtedy zaczynają się kłopoty. Źle dobrany pracownik potrafi zablokować pracę całego biura. Zdarza się, że ktoś nie umie rozmawiać z klientami, nie zna rynku albo nie potrafi działać samodzielnie. Ty zamiast rozwijać firmę, gasisz pożary.
Do tego dochodzi brak strategii. Na początku wszystko wydaje się ważne. Wynajem? Sprzedaż? Kawalerki? Działki? Obsługa firm i klientów indywidualnych? A może jeszcze podnajmy? Gdy chcesz robić wszystko, bardzo łatwo się pogubić. Zespół nie wie, na czym się skupić. Klienci nie wiedzą, z czym dokładnie mogą się do Ciebie zgłosić.
Zbyt szeroka oferta nie oznacza, że robisz dużo. To znaczy, że robisz za dużo naraz. I to często bez efektów.
Jak to poprawić?
Warto zacząć od prostych rzeczy:
- Najpierw dokładnie określ, kogo chcesz zatrudnić. Sprawdź doświadczenie, ale też podejście do pracy i chęć rozwoju.
- Nie szukaj ludzi „od wszystkiego”. Szukaj ludzi pasujących do Twojego pomysłu na biuro nieruchomości.
- Stwórz jasny plan – jakie usługi oferujesz, komu i gdzie.
- Wybierz 1–2 główne obszary, na których się skoncentrujesz. Dzięki temu można pracować szybciej, skuteczniej z jasnym celem, dokąd zmierzsz.
Nie musisz robić wszystkiego od razu. Lepiej robić mniej, ale porządnie – z dobrze dobranym zespołem i konkretną wizją.
Błąd 2. Zła wycena usług. Dlaczego to może zaszkodzić Twojemu biuru nieruchomości?
Ten błąd widzę bardzo często u osób, które dopiero zaczynają prowadzenie biura. Na początku pojawia się pokusa, żeby obniżyć stawki. Myślimy: „Tak będzie łatwiej zdobyć pierwszych klientów”. Ale prawda jest taka, że niska cena nie zawsze oznacza większe zainteresowanie.
Wycena usług pośrednictwa to coś więcej niż tylko ustalenie procentu prowizji. To decyzja, która wpływa na to, jak klienci postrzegają Twoje biuro, a także na to, czy Twoja firma będzie zarabiać na siebie. Zaniżone stawki mogą sprawić, że będziesz pracować dużo, a zarabiać niewiele. Z kolei zbyt wysokie – odstraszą klientów, jeśli nie będą poparte konkretną wartością.
Czasem dochodzi też do sytuacji, że właściciel biura nawet nie potrafi dokładnie powiedzieć, ile kosztuje jego usługa i dlaczego tyle. Wtedy klient traci zaufanie, a Ty sam czujesz się niepewnie.
Jak to poprawić?
- Zacznij od analizy. Sprawdź, jakie stawki obowiązują w mojej okolicy – ale nie kopiuj ich automatycznie.
- Porównaj, co jest oferowane w ramach prowizji. Czy klient dostaje realne wsparcie, marketing, negocjacje, bezpieczeństwo transakcji?
- Ustal stawkę, która daje wartość klientowi, ale jednocześnie pozwala zarobić na rozwój firmy.
Dobra wycena to nie tylko kwestia pieniędzy. To sposób, by pokazać, że Twoja praca ma wartość – i że Twoje biuro jest godne zaufania. I jeszcze jedno – nie bój się mówić o cenie. Ale wyjaśnij jasno klientom, co wchodzi w skład usługi.
Błąd 3. Ignorowanie marketingu na starcie jako problem, który hamuje rozwój biura nieruchomości
Zacznę prosto: możesz mieć świetne biuro, dobrze przygotowaną ofertę i zaangażowany zespół. Ale jeśli nikt się o Tobie nie dowie, to nic z tego nie wyniknie. Ten błąd popełnia wielu początkujących właścicieli – marketing traktują jako coś „na później”. Najpierw chcą „zacząć działać”, a promocją zajmą się, jak będzie czas.
Tyle że bez marketingu nie będzie klientów. A bez klientów – nie będzie zleceń, prowizji ani rozwoju firmy. Sama przez to przechodziłam. Wydawało mi się, że marketing to tylko posty na Facebooku albo kosztowne kampanie reklamowe. A przecież chodzi o coś prostszego: o to, by klienci wiedzieli, że istniejemy, czym się zajmujemy i dlaczego warto się z nami skontaktować.
Nie chodzi o to, żeby od razu wydawać tysiące złotych na reklamy. Ale trzeba zadbać o podstawy.
Co można zrobić inaczej?
- Utrzymuj aktualną i przejrzystą stronę internetową z informacjami o ofercie i zespole.
- Prowadź profile w mediach społecznościowych – regularnie, a nie tylko wtedy, gdy coś się dzieje.
- Dbaj o to, by Twoja marka była spójna – logo, kolory, sposób komunikacji.
- Korzystaj z lokalnych możliwości: grupy na Facebooku, wydarzenia branżowe, spotkania z mieszkańcami.
Marketing to nic strasznego. To po prostu mówienie światu, że jesteś i masz coś wartościowego do zaoferowania.
Błąd 4. Brak codziennej rutyny i konsekwencji – gdy działania są przypadkowe
Na początku prowadzenia biura wydaje się, że wszystko da się ogarnąć „na bieżąco”. Codziennie pojawiają się nowe sprawy: klient zadzwoni, ktoś chce coś wynająć, trzeba przygotować ofertę, a jeszcze gdzieś tam czeka nieodpisany e-mail. I tak dzień za dniem. Tyle że po kilku tygodniach okazuje się, że mimo natłoku zadań… nie widać efektów.
Brak planu i powtarzalnych działań to jeden z błędów, które najczęściej widzę u nowych właścicieli biur. Firma potrzebuje rytmu. Trzeba wiedzieć, co robimy w danym tygodniu, co analizujemy na koniec miesiąca i kiedy planujemy kolejne kroki. Bez tego łatwo się pogubić i przestać rozwijać.
Co można zrobić inaczej?
Stwórz jasno określoną rutynę. To nie musi być sztywna lista, tylko coś, co pomaga Wam działać skutecznie i spokojnie:
- Codziennie rezerwuj czas na kontakt z klientami i rozwijanie relacji – nawet jeśli nie ma „pilnych” tematów.
- W każdym tygodniu miej wyznaczoną liczbę ofert, które chcesz wystawić lub pozyskać.
- Co miesiąc analizuj, ile było zapytań, ile zleceń i z czego one wynikały.
- Regularnie spotykaj się z zespołem, żeby omówić, co działa, a co trzeba poprawić.
Takie podejście pozwala uniknąć chaosu. Daje mi poczucie, że wiesz, dokąd zmierzasz i na czym się skupić. A to w prowadzeniu własnego biura jest naprawdę bezcenne.
Błąd 5. Ignorowanie danych i brak analizy – gdy decyzje są podejmowane „na oko”
Na początku prowadzenia biura często działamy intuicyjnie. Wydaje się, że wiemy, co działa, co się podoba klientom, co warto promować. Ale bez twardych danych bardzo łatwo się pomylić. Sama długo podejmowałam decyzje „na wyczucie” – i kilka razy kosztowało mnie to sporo nerwów i pieniędzy.
Brak analizy to błąd, który może spowolnić rozwój biura, a czasem nawet całkiem zatrzymać jego wzrost. Bez danych nie wiadomo, skąd naprawdę przychodzą klienci, które ogłoszenia są skuteczne, a które tylko zajmują czas. Nie widać też, czy działania marketingowe przynoszą efekty, czy tylko wyglądają dobrze na pierwszy rzut oka. W dzisiejszych czasach mamy dostęp do wielu prostych narzędzi. A mimo to wciąż wiele osób ich nie używa – bo nie mają na to czasu albo nie wiedzą, od czego zacząć.
Co zrobić inaczej?
Możesz zacząć od prostych analiz podstawowych danych:
- Sprawdzaj, ile osób odwiedza Twoją stronę i z jakich źródeł trafiają.
- Patrz, które ogłoszenia mają najwięcej kliknięć, zapytań i telefonów.
- Porównuj, jak zmieniają się ceny w rejonie i czego szukają klienci.
- Zapisuj, ile spotkań umawiasz w tygodniu i ile z nich kończy się podpisaną umową.
Dzięki temu będziesz wiedzieć, co działa – i to robić częściej. A jeśli coś się nie sprawdza, to po prostu to zmieniaj. Nie trać czasu ani pieniędzy na działania, które nie przynoszą rezultatów.
Prowadzenie biura bez analizy danych to jak jazda z zawiązanymi oczami. Nie trzeba być ekspertem, żeby wyciągać wnioski. Wystarczy zacząć od prostych obserwacji i robić to regularnie.
Podsumowanie – te błędy początkujących biur nieruchomości można naprawić
Jeśli dopiero zaczynasz prowadzenie własnego biura nieruchomości, pewnie masz na głowie mnóstwo spraw. Wiem, jak to wygląda – byłam w tym samym miejscu. Dlatego chciałam się z Tobą podzielić tym, co najczęściej utrudnia rozwój na starcie:
- Zła rekrutacja i brak strategii
- Błędna wycena usług
- Ignorowanie marketingu
- Brak codziennej rutyny i konsekwencji
- Pomijanie analizy danych i podejmowanie decyzji „na wyczucie”
Te błędy nie muszą Cię zatrzymać. Ważne, żeby je zauważyć i krok po kroku wprowadzać zmiany. Nie wszystko naraz – ale konsekwentnie i z myślą o tym, dokąd chcesz dojść.
Jeśli któryś z tych punktów wydał Ci się znajomy – to dobrze. To znaczy, że jesteś uważna i chcesz działać lepiej. I właśnie od tego zaczyna się prawdziwy rozwój biura, które działa skutecznie i zaufaniem buduje swoją markę.